لایحه وظایف سکرتر اجرائیوی مقام وزارت

نوت : تاریخ نشر این اعلان کاریابی تکمیل شده است .

............................................................................................................

هدف وظیفه: مدیریت وتنظیم ملاقات های روز مره، تامین ارتباط وهماهنگی با ادارت، تصنیف وتکثیرمراسلات ومکاتبات اخذ وارسال غرض اجراات بعدی به مراجع مربوطه.

..........................................................................................................

صلاحیت و مسئولیت های وظیفوی:

وظایف تخصصی:

1. بررسی مکاتیب، پاکت های مراسلاتی و آدرس های آن غرض ملاحظه مقام وزارت وحصول اطمینان از مواظبت پاکی و نظافت و سایر مواصفات دفتر مقام .
2. ترتیب و تنظیم محل و زمان ملاقات های رسمی مقام وزارت وچک نمودن دفتر مقام غرض حصول اطمینان از نظم و نسق آن .
3. ترتیب و تنظیم  تقسیم اوقات روزمره  مقام وزارت و مطلع ساختن مراجعین از محل و وقت ملاقات و مجالس .
4. چک و کنترول روزانه از  فکس ایمیل، تیلفون، پست الکترونیکی، اسناد محرم و دیگر اسناد مقتضی .
5. تشخیص، پیشنهاد و تدارک اجناس و و سایل مورد نیاز دفتر شخص وزیر؛
6. اطمینان ازثبت وراجستراسناد، مکاتیب وارده وصادره،حفظ، نگهداشت ودوسیه بندی تمام اسناد در دوسیه ها به صورت دقیق غرض ارایه خدمات سریع .  
7.  ترتیب و تنظیم اسناد و مکاتیب در دوسیه های مربوطه به منظور حفظ، نگهداری و دسترسی سریع به آن حین ضرورت.

وظایف مدیریتی:

1. ترتیب پلان کاری ماهوار، ربعوار و سالانه در مطابقت با پلان عمومی جهت بدست آوردن اهداف اداره.
2. تهیه و تنظیم دوسیه‌های محرم و فایل نمودن تمام اسناد به دوسیه‌های مربوطه.
3. مشوره و تفاهم با مقام وزارت در مورد اولویت بندی ملاقات های رسمی .
4. ارایه گزارش هفته وار، ماهوار، ربعوار، سالانه به منظور انعکاس از فعالیت ها و دستاورد های مربوط .
5. اجرای سایر وظایف مرتبط که ازطرف مقامات مطابق قوانین و اهداف اداره سپرده میشود جهت تسریع اجراات.

وظایف هماهنگی:

6.  پذیرائی دیپلومات ها ، مهمانان و مراجعین داخلی وخارجی و رهنمایی آنها به دفتر وزیر در هماهنگی با بخش پذیرش.
7. هماهنگی وتامین ارتباط با تمام بخش های اداره مربوطه و سایر ادارات ذیربط به منظور پیشبرد امور کاری مربوطه.
8. انسجام وهماهنگی با ریاست دفتر مقام، بخش پذیرش و تشریفات غرض انسجام و بهبود امور اداری؛

.............................................................................................

شرایط استخدام (سطح تحصیل و تجربه کاری):

این لایحۀ وظایف با در نظر داشت مواد 7 ، 8 و 34 قانون کارکنان خدمات ملکی با حد اقل شرایط و معیارهای ذیل ترتیب گردیده است:

1. رشته تحصیلی:  حداقل سند تحصیلی لیسانس در یکی از رشته های: اقتصاد، اداره تجارت، اداره عامه، ، علوم اجتماعی، حکومت داری خوب، پالیسی اداره عامه،حقوق وعلوم سیاسی، مدیریت عمومی، مدیریت دولتی، ارتباطات از موسسات ملی و بین المللی داخل و خارج ازکشور وبه درجه تحصیلی بالاتر ارجحیت داده میشود؛
2. تجربه کاری : حداقل دو سا ل تجربه کاری مرتبط به وظیفه برای لیسانس از موسسات ملی و بین المللی داخل و خارج از کشور .
3. مهارت های لازم:‌ آشنائی به یکی از لسان های رسمی کشور (دری و یاپشتو)و تسلط کامل به زبان انگلیسی، و مهارتهای کمپیوتری در برنامه های مرتبط به وظیفه.
4. موارد تشویقی:الف) (5) نمره امتیازی برای بست‌های سوم و چهارم، و (3) نمرۀ امتیازی برای بست های اول و دوم به اساس طرزالعمل استخدام اشخاص دارای معلولیت برای افراد دارای معلولیت.

       ب)(5) نمره امتیازی برای قشر اناث به اساس طرزالعمل استخدام.

نوت : افراد دارای معلولیت واجد شرایط فوق میتوانند در صورتیکه معلولیت شان مانع انجام کار نگردد، برای احراز این بست درخواست نمایند؛